Un(a) Asistente Técnico y Administrativo(a) Proyecto de Cultura

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Страна: Коста Рика
Язык: EN
Номер: 5862370
Дата публикации: 29-11-2017
Источник: United Nations Procurement Notices (UNDP)

Описание

Un(a) Asistente Técnico y Administrativo(a) Proyecto de Cultura
Procurement Process : Other
Office : San José - COSTA RICA
Deadline : 13-Dec-17
Posted on : 29-Nov-17
Development Area : CONSULTANTS
Reference Number : 42908
Link to Atlas Project :
00088602 - Registros Administrativos Ministerio de Cultura
Documents :
No Title
P11
Overview :

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

 

PROYECTO: SISTEMA DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE GESTIÓN CULTURAL

 

TERMINOS DE REFERENCIA

 

Contratación de Un(a) Asistente Técnico y Administrativo(a) para apoyar la implementación del Sistema de Registro Administrativo en Gestión Cultural dentro del Ministerio de Cultura y Juventud.

 

  • ANTECEDENTES

 

Según el análisis de situación del Plan de Acción para el Programa de País entre el Gobierno de Costa Rica y el PNUD, la institucionalidad pública costarricense enfrenta obstáculos para “un adecuado encauzamiento de la inversión con miras al desarrollo a largo plazo” (CPAP, 2013, p.5); además señala que hay avances insuficientes en materia de derechos culturales, dificultades para atraer a las organizaciones de la sociedad civil como aliadas de la gestión pública, lo cual provoca desencanto ciudadano y asimetrías en el acceso a oportunidades para el desarrollo. Para superar esta situación, uno de los compromisos que establece el UNDAF es el fortalecimiento de la acción de la institucionalidad del Estado, de manera que todos estos obstáculos se puedan superar y, por lo tanto, se logren avances en el desarrollo del país.

 

Específicamente en el Sector Cultura, uno de los problemas que históricamente se ha presentado está ligado con el encauzamiento de la inversión del Estado a este sector, ya que por mucho tiempo se ha tenido la percepción de que la cultura es algo accesorio, o un componente del cual la sociedad puede prescindir; esta visión ha causado que en muchas ocasiones políticas de recorte del gasto público de algunos gobiernos afecte en mayor medida al Sector Cultura.

 

En los últimos años el Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), ha venido realizando esfuerzos importantes por transformar la visión reduccionista y accesoria de la cultura. Entre esos esfuerzos cabe destacar la elaboración de la Política Nacional de Derechos Culturales 2014-2023 (PNDC), el Plan de Acción de la PNDC 2015-2018, y un proyecto de Ley que vendría a dotar al sector de una “Ley General de Derechos Culturales”. Estos instrumentos se han dirigido a cambiar el enfoque de la cultura reducida a las artes plásticas y escénicas, para posicionar y reconocer la cultura portadora de identidades, valores, significados y prácticas diversas de las comunidades, grupos culturales y regiones del país y el impacto que ésta tiene en el desarrollo humano de las personas y la sociedad en su conjunto.

 

A pesar de estos esfuerzos, aún persiste en algunos sectores de la población la visión de la cultura como algo prescindible; por esta razón el MCJ viene realizando esfuerzos significativos, con el fin de visibilizar la importancia de la cultura en la sociedad costarricense, su contribución al desarrollo nacional y su aporte en la consolidación de la democracia. Estos esfuerzos se han orientado a generar información con una mayor rigurosidad metodológica, de manera que se logre demostrar con datos e indicadores estadísticos de calidad, el impacto y relevancia de la cultura en el desarrollo.

 

Entre los esfuerzos que se vienen realizando cabe mencionar la construcción del Sistema Sí Cultura[1], el cual integra el directorio especializado, la Cuenta Satélite de Cultura de Costa Rica[2] y, la Encuesta Nacional de Cultura[3]. Todas estas iniciativas son producto de una coordinación interinstitucional muy efectiva, que ha producido la firma de convenios de colaboración con instituciones claves como lo son el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) y el Banco Central de Costa Rica; así como la inclusión de las estadísticas del MCJ y el Sector Cultura en el Sistema Estadístico Nacional.

 

Sin menoscabo de los esfuerzos realizados hasta ahora, persiste la necesidad de contar con registros administrativos de gestión cultural, es decir con indicadores estadísticos que den cuenta de la labor que se realiza a nivel institucional. Avanzar en este aspecto permitiría dimensionar, con datos estadísticos, el quehacer del Sector Cultura y el impacto de su gestión en la sociedad costarricense, lo cual iría en consonancia con la necesidad expresada por el SNU de fortalecer el sistema estadístico y de producción de información estratégica desglosada, de manera que el país cuente con indicadores rigurosos y de calidad estadística.

 

Contar con un sistema como este, permitiría generar y completar información que se produce desde las diferentes instancias del MCJ, buscando instituir una cultura de registro y sistematización de información que aporte al desarrollo de las gestiones institucionales.

 

De igual forma, servirá de base para generar investigaciones de impacto y nuevas políticas. Por último, y no menos importante, este esfuerzo también responde a las políticas de mejoramiento y trasparencia de la gestión pública, pues permite al sector y a la ciudadanía conocer los resultados de la gestión del Sector Cultura y de esta manera, dar una rendición de cuentas más objetiva.

En el año 2016 se trabajó la primera etapa que involucró a cinco Direcciones Institucionales: Dirección de Cultura, Dirección de Bandas, Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural, Centro de Producción Artística y Cultural y Sistema Nacional de Bibliotecas. También involucró a tres Órganos Desconcentrados del Ministerio: Sistema Nacional de Educación Musical, Teatro Mélico Salazar y el Centro de Producción Cinematográfica.

 

Para el año 2017 se trabaja en la segunda etapa dando seguimiento a cada una de las instituciones ya incluidas, además se inicia con siete entidades nuevas: cinco Órganos Desconcentrados: Consejo de la Persona Joven, Archivo Nacional, Teatro Nacional, Centro Nacional de la Música, Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer, el área de Emprendimientos Culturales y un Ente Privado: el Parque Metropolitano la Libertad.

 

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

 

Contratación de un consultor o consultora nacional que asista técnica y administrativamente en el seguimiento y la implementación de las actividades y proyectos, de acuerdo a los planes anuales, y bajo la dirección y supervisión del Oficial de programas de PNUD vinculado al proyecto y los funcionarios del MCJ.

 

RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA

 

El/la Asistente será responsable del seguimiento de actividades técnicas del proyecto que se le encomienden y además, actividades de manejo financiero y administrativo.

 

Proporcionará apoyo en el manejo diario de los proyectos y realizará funciones secretariales y de asistencia técnica y administrativas, con las siguientes responsabilidades específicas:

 

  • Redactar correspondencia de rutina.
  • Preparar informes financieros, cuadros, gráficos, tablas, etc. cuando así se requiera.
  • Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas con respecto a los asuntos administrativo-financieros del Proyecto.
  • Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas, financieras, compras; etc.), tanto impresos como electrónicos.
  • Apoyar la gestión de los recursos financieros asignados a cubrir aspectos organizativos y logísticos relacionados con la ejecución del proyecto y asegurar que se desarrollen según las pautas y procedimientos de PNUD.
  • Asistir en la preparación de presentaciones e informes relacionados con los proyectos.
  • Mantenimiento de registros actualizados de todos los documentos del proyecto, incluidos los financieros, de conformidad con los requisitos de auditoría aplicables conforme lo establecido en el punto anterior.
  • Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos del proyecto, sus actividades y tareas, se lleven a cabo oportuna y eficazmente.
  • Asistir a él/la Coordinador(a) de Proyecto/ Oficial de Programas en la preparación y actualización de los componentes administrativo-financiero de los planes de trabajo del proyecto en colaboración con la Oficina de País del PNUD
  • Preparar y presentar oportunamente los informes financieros y la liquidación de los anticipos, incluyendo informes de avance y otros informes similares conforme sea requerido por las normas y procedimientos aplicables.
  • Mantener registros apropiados de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación de obligaciones no liquidadas.
  • Asegurar que la contratación de consultores del Proyecto, la compra de bienes y servicios y el desembolso de fondos se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del PNUD para el Proyecto.
  • Realizar las tareas administrativas del proyecto, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago (formulario FACE y sus anexos), solicitudes de cotización, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de Microcompras, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del proyecto.
  • Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, etc. , incluyendo convocatorias y confirmación de asistencia.
  • Coordinar agendas.
  • Revisar las facturas de los subcontratistas y verificar la documentación de apoyo para asegurar que los servicios prestados y reclamados sean conformes con los términos del contrato.
  • Examinar la disponibilidad de fondos, verificar y enviar la Certificación de Pagos/facturas de consultores/firmas al PNUD y dar seguimiento a asuntos pendientes para asegurar la toma de acciones oportunas.
  • Apoyar en el proceso de contratación de consultores (pagos, asistir en preparación de Términos de Referencia, proceso de reclutamiento, contratos de consultores y contratistas, subcontratos, trámites de reclamos).
  • Asegurar la conformidad de las solicitudes de desembolso del Proyecto con los procedimientos, planes de trabajo y disponibilidad de los recursos para gastos.
  • Llevar registros de la ejecución presupuestaria y del avance financiero del Proyecto.
  • Preparar y mantener informes financieros mensuales por medio de las herramientas de información financiera del PNUD (ATLAS), indicando el presupuesto aprobado, los desembolsos y compromisos mensuales para identificar el saldo remanente del presupuesto del Proyecto.
  • Preparar revisiones al presupuesto usando el sistema ATLAS, según sea necesario.
  • Monitorear la situación financiera del Proyecto y analizar las transacciones para asegurar la conformidad con los procedimientos del PNUD y el presupuesto del Proyecto.
  • Llevar registros adecuados de la ejecución presupuestaria y del Cofinanciamiento del Proyecto.
  • Verificar que los gastos del proyecto se ejecuten hasta que hayan sido autorizados.
  • Realizar trabajos preparatorios para las revisiones obligatorias de presupuesto general, inventario físico anual, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión.
  • Asistir en preparar toda la documentación necesaria para la compra de bienes y servicios por medio de solicitudes de cotización (RFQ), invitaciones a licitar (ITB), solicitudes de propuesta (RFP) o cualquier otro medio apropiado de conformidad con los procedimientos de PNUD.
  • Asistir en la aplicación de los mecanismos para la apertura y evaluación de ofertas.
  • Asistir en la preparación de órdenes de compra, contratos, acuerdos a largo plazo o sus enmiendas.
  • Mantener una base de datos sobre proveedores.
  • Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de cuentas.
  • Brindar apoyo técnico y seguimiento a instituciones participantes del proyecto
  • Realizar visitas a las instituciones participantes del proyecto cuando se requiera asesoría en manejo de bases de datos
  • Apoyar en la digitación de documentos de las instituciones participantes cuando las mismas así lo requieran
  • Apoyar en la revisión y validación de hojas metodológicas de indicadores con instituciones participantes
  • Brindar acompañamiento tanto en la parte logística como en la técnica, en actividades de capacitación a instituciones
  • Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo

 

PERFIL REQUERIDO

 

Las personas que apliquen para esta consultoría, deberán de cumplir con los siguientes requisitos:

 

  • Académico: mínimo grado de bachillerato universitario en administración, finanzas, ciencias sociales, estadística o afines.
  • Al menos cinco (5) años de experiencia profesional relevante, incluyendo extensa experiencia y conocimiento de compras, contrataciones de bienes y servicios, preparación de presupuestos, gestión y monitoreo financiero.
  • Experiencia demostrada en manejo financiero de proyectos de desarrollo, ligados y en cooperación con Oficiales del Gobierno y ONGs
  • Deseable con conocimiento avanzado de Microsoft Excel (filtros, tablas dinámicas, construcción de cuadros y gráficos, entre otros. La experiencia en manejo de base de datos y gestión de sistemas de información es deseable y será altamente valorada.
  • Deseable experiencia previa de trabajo con PNUD y conocimiento de sus procedimientos administrativo-financieros.
  • Deseable con experiencia en procedimientos administrativo-contables en el sector público.
  • Destrezas: Excelentes destrezas de comunicación; competente en programas de computación para procesamiento de palabras, hojas electrónicas y manejo de bases de datos; Capacidad demostrada en redacción de comunicaciones escritas tanto en español como en inglés.
  • Capacidad de trabajar en equipo y tener tacto y discreción en las relaciones con los distintos actores del proyecto.
  • Capacidad de organizar y usar el tiempo de manera eficiente y efectiva.
  • Idioma(s): Español como lengua materna e idealmente con conocimientos avanzados del idioma inglés.
  • Otros: Excelentes relaciones interpersonales y ser una persona ordenada y puntual con la información.
  • Disponibilidad inmediata

 

PERÍODO DE LA CONSULTORÍA

 

La persona seleccionada tendrá un contrato de seis (6) meses con posibilidad de extensión según desempeño.

 

CONDICIONES DEL CONTRATO

 

La persona trabajará a tiempo completo en las instalaciones del Ministerio de Cultura, cumpliendo horarios y días festivos, con base en las disposiciones del Ministerio.

 

La supervisión del trabajo será realizada directamente por el Oficial de Programas del PNUD y la persona designada para tal efecto por parte de la Secretaría de Planificación del MCJ.

 

HONORARIOS

 

Los honorarios se definirán de acuerdo con el nivel de responsabilidad del puesto de trabajo, la experiencia, calificaciones del profesional y de la tabla de remuneración para la contratación de servicios del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en Costa Rica. Los pagos se realizarán una vez al mes, entre el 25 y 30 de cada mes.

 

REQUISITOS DE LA APLICACIÓN

 

Las personas que deseen postularse para esta consultoría deben presentar la siguiente documentación:

 

  • Carta de interés (máximo1 página) indicando el conocimiento con que cuenta en temas de equidad de género, ODSs.
  • Hoja de vida actualizada del (la) consultor(a), en un máximo de cuatro páginas, incluyendo información que permita verificar las características del perfil solicitado
  • Formulario P11. Los interesados deberán llenar el formulario P11 disponible en www.cr.undp.org/ Operaciones/ Centro de servicios/ Formulario P11. También se adjunta a esta publicación.
  • Atestados académicos.

 

La no presentación de alguno de los documentos solicitados, será motivo suficiente para no tomar en cuenta la aplicación.

 

La documentación deberá ser remitida en archivos electrónicos separados, vía correo electrónico a la siguiente dirección: recursoshumanos.cr@undp.org indicando en el asunto del correo: Asistente Técnico-Administrativo(a) proyecto Cultura.

 

La fecha límite para aplicar es el día miércoles 13 de diciembre del 2017

 

Se invita a las mujeres a presentar su candidatura

 

Solo se contactará a las personas que sean seleccionadas para realizar una entrevista.

 

 

[1] “Sí Cultura”, es un Sistema de Información Cultural de Costa Rica, que contiene un Directorio con más de 1500 fichas de recursos culturales (personas trabajadoras en cultura, agrupaciones, organizaciones, expresiones, manifestaciones e infraestructura cultural de Costa Rica); La Agenda Cultural y Estadísticas Culturales (la Cuenta Satélite de Cultura y la Encuesta Nacional de Cultura).

[2] La Cuenta Satélite de Costa Rica, es un sistema de información estadística que permite visibilizar la contribución de la cultura a la economía costarricense, como motor del desarrollo integral y sostenible. Cuenta con indicadores económicos de la cultura a nivel nacional, como por ejemplo: PIB cultural, producción, empleo, importaciones y exportaciones, gasto y financiamiento.

[3] Esta encuesta ofrece información estadística sobre los usos y preferencias de la población respecto de los productos, actividades y espacios culturales, la formación cultural, las prácticas culturales y la accesibilidad a la oferta cultural disponible en el país.